紙の請求書やPDFの注文書を見ながら、ひたすらエクセルに数字や文字を打ち込む「転記作業」。目も疲れるし、入力ミスがないか何度も確認しなければならず、本当に大変ですよね。
「この作業、なんとかならないの？」と思ったことはありませんか？ 実は最新のAIツールを使うと、こうした「見ながら写す」という作業を、驚くほど簡単にお任せすることができるのです。
今回は、専門知識がなくてもすぐに試せる「AIによるエクセル転記」の3つのステップをご紹介します。
なぜAIは「手入力」より優秀なのか？
これまでの画像読み取りソフトは、「3」と「8」を間違えたり、少しでも汚れていると読み込めなかったりと、結局人間が直す手間がかかっていました。
最新のAIは、「書類の文脈」や「表の枠」まで理解して読み取ってくれます。「これは日付だな」「これは金額だな」と賢く判断してくれるため、転記のスピードも正確さも一気に向上しました。
AIに転記を任せるカンタン3ステップ
さっそく、AIに転記作業をお願いする手順を見ていきましょう。
1. 紙やPDFのデータを「画像」にする
まずは、エクセルに入力したい紙の書類をスマートフォンで写真に撮るか、複合機でスキャンします。PDFデータの場合は、そのまま使えるAIツールが増えています。
2. AIツールに画像を読み込ませる
次に、書類を読み取ってエクセル形式にしてくれるAIツールに、先ほど用意した画像やPDFを入れます。多くのサービスは無料枠から試せます。
AIに対して「この書類に書かれている『品名』と『金額』だけを表にまとめて」と簡単な指示を出すだけで、必要な情報だけをきれいに抜き出してくれます。
3. エクセルに貼り付けて確認する
AIが作ってくれた表のデータをコピーし、普段使っているエクセルのシートに貼り付けます。あとは「金額の桁が間違っていないか」などをサッと確認するだけです。これまで1枚あたり5分かかっていた手入力が、1分以内に終わります。
はじめは「簡単な書類」から試すのがコツ
AIに転記を任せるときは、いきなり複雑で手書き文字だらけの書類から始めるのはおすすめしません。
まずは、フォーマットが決まっているパソコン作成の請求書など、「AIが読み取りやすい書類」から試してみましょう。少しずつ慣れていけば、「この書類はAIに任せられるな」というコツが自然と掴めるようになります。
まとめ：事務作業をもっとラクに
エクセルへの転記作業は、会社にとって重要ですが、決して「楽しい」仕事ではありません。
その大変な部分をAIの最新ツールに手伝ってもらうことで、入力ミスを減らし、お客様への対応や新しい提案など、ほかの大切な業務に時間を使えるようになります。まずは1枚の書類から、AIの便利さを実感してみてください。