会社の規模にかかわらず、毎月必ず発生する「請求書の処理」。「取引先から届いたPDFを印刷して、金額や振込先を目で見ながら会計ソフトに手入力する」。この作業のために、月末や月初はいつも残業になっていませんか？
最近は電子帳簿保存法やインボイス制度への対応もあり、経理担当者の負担は増える一方です。
「もう手作業の入力は限界かも…」と感じている中小企業の皆様へ。今回は、高額なシステムを入れなくても始められる、「AIによる請求書入力の自動化」をご紹介します。
なぜ「手入力」は危険なのか？
請求書の手入力には、「時間がかかる」こと以外にも大きな問題があります。それは入力ミスです。
「10,000円」を「100,000円」と打ち間違えたり、振込先の口座番号を1桁間違えたりすると、後から修正するために何倍もの時間と労力がかかってしまいます。人間が疲れている状態で細かい数字を追いかければ、どうしてもミスは起きてしまいます。これを防ぐ最強のツールが「AI」です。
AIに請求書を読ませるカンタン3ステップ
「AIなんて設定が難しそう」と思うかもしれませんが、最近のAI請求書処理システムは、スマートフォンのアプリのように直感的に使えるものがほとんどです。
1. 紙やPDFの請求書をAIに渡す
取引先からメールで届いたPDFファイルの請求書は、そのまま専用のAIシステムにアップロードします。転送専用のメールアドレスを用意しているサービスなら、そこへメールを送るだけでも構いません。紙で届いた請求書は、複合機でスキャンするか、スマホで写真を撮ってシステムに入れます。
2. AIが「必要な数字」だけを自動で抜き出す
ここがAIの腕の見せ所です。昔のソフトは「必ずこの位置にある数字を読み取る」という単純なものでしたが、最新のAIは「これがおそらく合計金額だな」「これがインボイスの登録番号だな」と、請求書のレイアウトがバラバラでも賢く見つけ出してくれます。
3. 目でサッと確認して、ボタンをポチッ
AIが抜き出した「会社名」「金額」「振込先」などが画面に表示されるので、元の請求書と見比べて間違いないかサッと確認します。
問題なければ画面の「確定」や「会計ソフトへ連携」といったボタンを押すだけです。これで手入力は一切せずに処理が完了します。
まずは「無料お試し」から小さく始める
こういったAIを使った請求書処理のシステムは、「マネーフォワード」や「freee」といった有名な会計ソフトでも提供されており、単独で使える、AIが文字を読み取るサービスもたくさんあります。
多くの場合、月に◯枚までは無料、または1ヶ月の無料お試し期間が用意されています。まずは「一番面倒くさい取引先の請求書」を数枚だけ、お試しのAIに読ませてみるのがおすすめです。
まとめ：経理担当者は「作業」から「確認」へ
請求書の数字をひたすら入力する仕事は、AIに任せるべき代表的な「作業」です。
AIの導入により、経理担当者の仕事は「手で入力すること」から「AIが読み取った内容が合っているか確認すること」へとステップアップします。これにより、月末の残業がなくなり、より正確でスピーディーな処理ができるようになるはずです。