会議が終わるたびに、「誰が何を言ったか」を思い出しながら議事録をまとめる作業。時間がかかるうえに、他の業務を圧迫してしまいますよね。
実は最新のAIツールを使えば、この「議事録取り」をほぼ自動化することができます。しかも、難しい設定や高額な費用は不要で、無料で始められるものがたくさんあります。
今回は、ITが苦手な方でも今日からすぐに使える「AI議事録作成ツール」の活用術をご紹介します。
議事録取りが「無料」で丸投げできる時代
これまで、音声を自動で文字にしてくれるシステムは高額なものが多く、中小企業には手が出しづらいものでした。
しかし今は、スマートフォンやパソコンの無料アプリで、会議の音声をかなり正確に拾って文字にしてくれるAIが登場しています。AIは文脈まで理解してくれるため、昔の音声入力のような「おかしな変換」も少なくなりました。
無料AIで議事録を楽にする3つのステップ
実際にどのように使えばいいのでしょうか？とても簡単な3つのステップで完了します。
1. 無料の文字起こしアプリを使う
まずは、会議の音声を文字にしてくれる無料アプリを用意します。最近のものは音声認識の精度が高くなっています。会議が始まったら、机の真ん中にスマホを置いて「録音開始」ボタンを押すだけです。これだけで、会議中の会話がリアルタイムに文字になっていきます。
2. AIに「要約」をお願いする
会議が終わると、会話のすべてが文字になった長い文章が残ります。そのままでは読みづらいため、ここで文章をまとめるのが得意なChatGPTなどのAIの出番です。
長い文章をコピーして、「この会議の内容から、決定事項と次にやることだけを抜き出して箇条書きにして」とAIにお願いします。
3. 内容を確認して仕上げる
数秒で、分かりやすい議事録の土台が完成します。あとは、参加者の名前や専門用語などを軽く修正するだけです。これまで1時間かかっていた作業が、たったの5分で終わってしまいます。
導入するときの小さな注意点
とても便利なAI議事録ですが、使う前にひとつだけルールを決めておくことをおすすめします。それは「会議の前に、録音することを参加者全員に伝える」ということです。
「議事録作成を効率化するために、AIで音声を記録します」と一言添えるだけで、参加者も安心でき、よりスムーズに会議を進行することができます。
まとめ：もう「書記」はいらない
毎回の議事録作成は、誰もが面倒に感じる作業の一つです。それを無料で、しかも簡単にAIにお願いできる時代になりました。
これからは人間が必死にメモを取るのではなく、AIという便利な道具に記録を任せて、私たちは「話し合い」そのものにもっと集中していきましょう。